· Geheime, vertrouwelijke of bedrijfsgevoelige informatie horen in een beveiligd archief. Ze kunnen apart worden bewaard in een kluis of brandkast (o.a. te koop bij leveranciers van kantoorartikelen).
· Inkomende en uitgaande poststukken en stukken die uit het archief worden uitgeleend, registreer je altijd. Als dat een vaste gewoonte in je organisatie is, kan een document moeilijk ˜wegraken".
· Stukken mogen niet zomaar gekopieerd worden, alleen geautoriseerde personen mogen met toestemming kopiëen ontvangen van vertrouwelijke en geheime stukken. Maak hier ook een notitie van.
· Als je weg moet van je bureau, ook al is het maar even, beveilig de toegang tot je PC dan, zodat mensen niet kunnen neuzen in digitale bestanden.
· Geef alleen (schriftelijk) geautoriseerde personen inzagerecht van vertrouwelijke en geheime stukken. Registreer welke dossiers worden uitgeleend en laat degene die leent dit ondertekenen.
· Het digitale archief wordt beveiligd met autorisatietoekenningen en wachtwoorden. Dit kan de systeembeheerder van je organisatie organiseren.
· Geheime stukken mogen nooit rouleren buiten de afgesproken fysieke ruimte waartoe bepaalde bevoegde personen toegang hebben (denk aan een afdeling waar een nieuw product wordt ontwikkeld).
· Voor jezelf, je afdeling of organisatie kun je een lijst aanleggen van de documenten die als geheim of vertrouwelijk moeten worden behandeld.
· Bedrijfsgevoelige informatie mag niet mee worden genomen buiten het kantoor (risico van verlies!).
· In contracten of arbeidsovereenkomsten kan een clausule worden opgenomen waarin de zwijgplicht wordt geregeld (zodat ook niet over de inhoud van stukken wordt gepraat).
· Als je vertrouwelijke of geheime stukken moet versturen, kun je deze het beste door een persoonlijke koerier laten afleveren. De stukken kun je voorzien van lakzegels en het opschrift ˜vertrouwelijk" of "classified" . Bij aflevering is laat je een ontvangstbevestiging ondertekenen.
